Biuro Karier UJW

Relacja pomiędzy pracownikiem a pracodawcą nie ogranicza się wyłącznie do podpisania kontraktu czy terminowego przelewu wynagrodzenia. Choć kwestie finansowe często dominują w rozmowach o pracy, przepisy prawa nakładają na pracodawcę znacznie więcej obowiązków. Mają one chronić nie tylko zdrowie zatrudnionych, ale też dbać o ich prawa i godność. Znajomość przepisów pomaga budować uczciwe relacje w codziennej pracy zespołu. Tymczasem rzeczywistość nie zawsze nadąża za literą prawa. Regularne analizy, w tym Europejskie Badanie Warunków Pracy (EWCS) przeprowadzane przez Eurofound, pokazują, że mimo ogólnego zadowolenia z warunków zawodowych na kontynencie, spora grupa respondentów nadal wskazuje na zagrożenia związane z bezpieczeństwem, nadmiar zadań czy trudności z zachowaniem równowagi między pracą a życiem prywatnym. Wyniki tych badań przypominają, że sam fakt zatrudnienia nie daje gwarancji poczucia szacunku ani właściwej ochrony w środowisku pracy. Liczy się wdrożenie i przestrzeganie praw, które pracownikom przysługują.

Pierwsze kroki w zatrudnieniu

Zanim nowy członek zespołu wejdzie na stałe w rytm codziennych zadań, osoba odpowiedzialna za jego przyjęcie powinna dopełnić kilku istotnych formalności. To właśnie te działania wyznaczają ramy prawne i organizacyjne, zapewniając przejrzystość relacji zawodowej oraz dając poczucie stabilizacji. Pracodawca, który z należytą starannością traktuje ten początkowy etap, już na samym wstępie buduje obraz osoby rzetelnej i troszczącej się o dobro wspólnoty zawodowej.

Rozpoczęcie pracy a kwestie formalne

Zanim kandydat zacznie pełnić swoją funkcję w strukturze firmy, pracodawca ma obowiązek wręczyć mu pisemną umowę o pracę – najpóźniej w dniu rozpoczęcia zatrudnienia. Dokument powinien jednoznacznie wskazywać strony porozumienia, określać rodzaj umowy (przykładowo na okres próbny albo zawartą bez limitu czasowego), datę podpisania oraz zasady, na jakich pracownik będzie pełnił powierzone mu funkcje. Nie może w nim zabraknąć dokładnego opisu stanowiska, miejsca wykonywania zadań, przewidzianego wynagrodzenia z uwzględnieniem jego części składowych, a także wymiaru czasu pracy i daty, w której osoba zatrudniona zaczyna pełnić swoje obowiązki. Taka precyzja chroni obie strony przed nieporozumieniami w przyszłości.

Co więcej, od momentu rozpoczęcia pracy biegnie siedmiodniowy termin, w którym przedsiębiorca musi zgłosić nowo zatrudnioną osobę do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Zgłoszenie obejmuje ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Zignorowanie tej procedury może zostać uznane za istotne uchybienie, które narusza przepisy i prawa zatrudnionego.

Badania lekarskie oraz szkolenie z zakresu BHP

Przed dopuszczeniem do wykonywania zadań zawodowych, osoba zatrudniona otrzymuje od pracodawcy skierowanie na badanie lekarskie. Celem tych konsultacji jest ochrona zdrowia osób wchodzących w środowisko zawodowe i upewnienie się, że stan organizmu pozwala na wykonywanie obowiązków przypisanych do konkretnej roli. Koszt tej procedury pokrywa zatrudniający, a sama wizyta powinna odbyć się w czasie pracy – z zachowaniem prawa do pełnego wynagrodzenia za poświęcone godziny. Należy pamiętać, że nie kończy to procesu monitorowania zdrowia. Po upływie kilku lat, w zależności od charakteru pełnionej funkcji, pracownik ponownie spotyka się z lekarzem – chodzi o ocenę, czy warunki w firmie nie wpływają negatywnie na kondycję fizyczną czy psychiczną.

Równolegle z wizytą specjalisty, zanim dana osoba rozpocznie pracę, przechodzi również instruktaż z zasad bezpieczeństwa i higieny. Szkolenie najczęściej składa się z dwóch segmentów: uniwersalnego, odnoszącego się do ogólnych norm obowiązujących w całym przedsiębiorstwie, oraz szczegółowego – skupiającego się na zagrożeniach charakterystycznych dla konkretnego stanowiska. Finansowanie obu części leży po stronie pracodawcy. Do momentu zakończenia zarówno procedury medycznej, jak i części szkoleniowej, nie ma możliwości podjęcia pracy.

Rola pracodawcy po rozpoczęciu współpracy

Z chwilą, gdy nowy członek zespołu przechodzi do etapu wykonywania powierzonych obowiązków, zakres działań pracodawcy wyraźnie się poszerza. Nie kończy się on na kwestiach organizacyjnych czy rozliczeniach – codzienność firmy wymaga czegoś więcej. Pojawia się potrzeba tworzenia środowiska sprzyjającego zarówno zdrowiu fizycznemu i psychicznemu, jak i rozwojowi kompetencji zawodowych. Odpowiedzialne podejście do tych aspektów odzwierciedla społeczną świadomość pracodawcy i znajduje przełożenie na atmosferę w miejscu pracy, poziom zaangażowania zespołu oraz jakość wykonywanych zadań.

Wynagrodzenia i rozliczanie czasu pracy

Zapewnienie terminowych oraz zgodnych z przepisami wypłat należy do podstawowych obowiązków każdego zatrudniającego. Przelewy powinny trafiać na konto pracownika przynajmniej raz na miesiąc, w ustalonym wcześniej dniu, a ich wysokość nie może być niższa niż ustawowe minimum w danym roku kalendarzowym. Przełożony ma również obowiązek prowadzenia imiennego rejestru wypłat oraz innych świadczeń związanych z zatrudnieniem. Na życzenie zatrudnionego dokument ten musi zostać udostępniony do wglądu. Rejestr obejmuje także wszelkie dodatkowe składniki pensji – np. należności za godziny nadliczbowe czy pracę wykonywaną nocą – których poprawne naliczenie i wypłata pozostają po stronie pracodawcy.

Z kwestią wypłat ściśle wiąże się prawidłowe rozliczanie czasu przepracowanego. Dbałość o przestrzeganie norm w tym zakresie to jedna z zasadniczych powinności zatrudniającego. W przyjętym modelu zatrudnienia, dzienny wymiar pracy nie powinien przekraczać 8 godzin, a tygodniowy – średnio 40 godzin przy pięciodniowym grafiku. Każdy zatrudniony powinien mieć prowadzoną ewidencję czasu pracy – to na jej podstawie wylicza się nie tylko należne wynagrodzenie, lecz także inne związane z zatrudnieniem świadczenia. Pracownikowi przysługuje również przerwa dobowa wynosząca co najmniej 11 godzin oraz tygodniowy odpoczynek trwający nie mniej niż 35 godzin.

Zarówno rzetelność w naliczaniu pensji, jak i zachowanie przepisów dotyczących norm pracy stanowią ważny element prawidłowego funkcjonowania relacji zatrudnienia. Niemniej jednak, sprawozdania z działalności Państwowej Inspekcji Pracy pokazują, że wiele firm w dalszym ciągu dopuszcza się nieprawidłowości – najczęściej poprzez brak prawidłowej ewidencji czasu pracy oraz niepełne rozliczanie nadgodzin. Powtarzające się nieprawidłowości w tych obszarach dowodzą, że wielu zatrudniających wciąż nie przywiązuje należytej wagi do obowiązków wynikających z organizacji pracy i zasad rozliczeń.

Zasady związane z BHP

Utrzymanie odpowiednich warunków zatrudnienia spoczywa na pracodawcy. To on ma za zadanie tak zorganizować codzienne działania, aby nie narażały zatrudnionych na uszczerbek na zdrowiu. Istotnym elementem tej odpowiedzialności pozostaje regularna analiza zagrożeń związanych z danym stanowiskiem. Każda funkcja powinna być oceniona pod kątem możliwych niebezpieczeństw, a osoby wykonujące zadania – świadome potencjalnych skutków ich realizacji. Taka wiedza pozwala zachować większą czujność i przyczynia się do lepszej ochrony zdrowia.

W sytuacjach, które wiążą się ze szczególnym ryzykiem – mowa o pracy na wysokości, kontaktach z maszynami, substancjami chemicznymi czy dużym natężeniem hałasu – zatrudniający musi zapewnić odpowiednie wyposażenie ochronne. W jego skład wchodzą m.in. rękawice, kaski, maski, okulary czy nauszniki. Nieodzowna pozostaje także odpowiednio dobrana odzież oraz obuwie robocze, dostosowane do specyfiki powierzanych zadań. Cały ten sprzęt powinien być stale utrzymywany w dobrym stanie technicznym i wizualnym – czysty, sprawny, gotowy do użycia. Gdy dojdzie do zużycia lub uszkodzenia, należy niezwłocznie zapewnić nowe egzemplarze. Wszystkie koszty z tym związane ponosi pracodawca.

W kontekście bezpieczeństwa często pomijanym aspektem pozostaje temperatura otoczenia w miejscu wykonywania pracy. Podczas gorących dni, kiedy słupek rtęci w pomieszczeniach przekracza 28°C, zatrudniający ma obowiązek zapewnić chłodne napoje. Zimą natomiast – przy niskich temperaturach, zwłaszcza podczas pracy na zewnątrz przy mniej niż 10°C – konieczne staje się dostarczenie ciepłych napojów oraz posiłków sprzyjających regeneracji. Przepisy w tym zakresie zostały doprecyzowane w nowym rozporządzeniu przygotowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, obowiązującym od 28 czerwca 2025 roku. Poza dotychczasowym wymogiem dotyczącym minimalnej temperatury w biurach, wynoszącej 18°C, pojawiła się także konieczność kontroli wartości maksymalnych. Więcej informacji o planowanych zmianach można znaleźć w artykule: Nowe limity temperatur w pracy – od kiedy?

Rozwijanie kompetencji i poszanowanie prywatności

Pracodawca z otwartym podejściem do pracowników nie skupia się wyłącznie na zapewnianiu im bezpiecznych warunków zatrudnienia. Równie istotne pozostaje wsparcie w zdobywaniu doświadczenia oraz doskonaleniu umiejętności zawodowych. Zatrudniający, który inicjuje lub akceptuje udział w szkoleniu, może umożliwić uczestnictwo w zajęciach w ramach godzin pracy albo przyznać dodatkowe dni przeznaczone na edukację. Szczegóły związane z taką formą dokształcania najczęściej ustala się w odrębnym porozumieniu.

Relacja zawodowa oparta na wzajemnym szacunku wymaga również uważności w zakresie ochrony prywatnych informacji. Pracodawca powinien ograniczyć się do zbierania wyłącznie tych danych, których żądanie uzasadniają aktualne przepisy lub specyfika danej roli. Wszelkie pytania wybiegające poza ten zakres naruszają granice uprawnionego dostępu do informacji. Gdy pojawia się zamiar opublikowania wizerunku pracownika – chociażby w materiałach firmowych – konieczne staje się uzyskanie jego jednoznacznej, świadomej zgody. Osoba zatrudniona może sprawdzać, jakie dane są na jej temat przechowywane, zgłaszać potrzebę ich poprawienia, a w niektórych przypadkach również domagać się ich trwałego usunięcia.

Jak wygląda końcowy etap zatrudnienia?

Rozstanie z miejscem pracy może wynikać z wielu okoliczności – od zmieniających się realiów osobistych, przez potrzebę rozwijania się zawodowo, aż po pragnienie zmiany otoczenia. Niezależnie od motywów, moment zakończenia współpracy pomiędzy osobą zatrudnioną a pracodawcą nie sprowadza się wyłącznie do złożenia wypowiedzenia umowy o pracę. To ważna faza relacji zawodowej, uregulowana szczegółowo w przepisach prawa pracy. Osoba odchodząca powinna otrzymać komplet dokumentów, których posiadanie ułatwia dalsze działania związane z poszukiwaniem nowego zatrudnienia lub rejestracją w instytucjach publicznych. Z kolei na pracodawcę spada szereg zadań wymagających precyzyjnego i zgodnego z regulacjami wykonania, w jasno określonym czasie.

Formalne zakończenie współpracy

Zakończenie zatrudnienia musi przebiegać zgodnie z regułami określonymi w Kodeksie pracy. Przepisy jasno określają długość okresu wypowiedzenia, która uzależniona jest od długości zatrudnienia:

• dwa tygodnie – w sytuacji, gdy czas pracy nie przekracza 6 miesięcy,
• jeden miesiąc – przy zatrudnieniu trwającym co najmniej pół roku,
• trzy miesiące – jeśli dana osoba pracowała u danego pracodawcy przez minimum 3 lata.

Gdy rezygnację z pracy składa zatrudniony, konieczne jest przedłożenie pisma wypowiadającego umowę. Nie wymaga się wówczas uzasadniania tej decyzji – kluczowe pozostaje zachowanie odpowiedniej formy i terminu. Inaczej prezentuje się procedura w przypadku, gdy to zatrudniający decyduje o zakończeniu współpracy. Zwłaszcza przy umowach zawieranych na czas nieoznaczony ciążą na nim dodatkowe obowiązki. Dokument wypowiedzenia powinien wskazywać konkretną i zgodną z prawem przyczynę, odwołującą się do rzeczywistych okoliczności. Nieprecyzyjne lub niezgodne z prawdą wyjaśnienia nie spełniają wymagań formalnych. W środowiskach, w których działają organizacje pracownicze, pracodawca zobowiązany jest wcześniej skonsultować swoje zamiary ze związkiem zawodowym.

Przepisy przewidują też szczególne zabezpieczenia dla wybranych grup zatrudnionych. Ochroną objęte są m.in. kobiety w ciąży, osoby korzystające z urlopów związanych z rodzicielstwem – macierzyńskich, ojcowskich i rodzicielskich – a także pracownicy, którzy osiągnęli wiek uprawniający do korzystania z ochrony przed przejściem na emeryturę.

Świadectwo pracy i kwestie związane z wypłatami

W chwili zakończenia zatrudnienia pracodawca powinien niezwłocznie przekazać pracownikowi dokument potwierdzający jego historię zawodową – świadectwa pracy. Powinno ono trafić do rąk zainteresowanego nie później niż w dniu, w którym przypada ostatni dzień pełnienia obowiązków zawodowych, bez względu na to, jaką formę przybrało rozwiązanie umowy. Treść dokumentu zawiera m.in. informacje o czasie pracy, pełnionych funkcjach, formie rozstania oraz liczbie dni urlopu wypoczynkowego, z którego pracownik skorzystał w czasie zatrudnienia. Przekazanie świadectwa nie może być uzależnione od oddania służbowego wyposażenia, uzupełnienia dokumentacji ani żadnych dodatkowych formalności narzuconych przez pracodawcę. Zazwyczaj pracownik otrzymuje ten dokument osobiście, a w razie przeszkód – jest on przesyłany drogą pocztową.

Rozstanie z miejscem pracy wiąże się także z koniecznością uregulowania wszystkich zobowiązań finansowych wobec pracownika. W dniu kończącym zatrudnienie wypłacone zostaje zaległe wynagrodzenie oraz inne należności wynikające z przepisów regulujących stosunki pracy. Wśród nich znajduje się m.in. rekompensata pieniężna za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Zdarza się także, że w sytuacjach niezależnych od pracownika, np. w przypadku zwolnień z przyczyn organizacyjnych, przysługuje dodatkowa odprawa, której wysokość uzależniona jest od długości przepracowanego okresu.

Podsumowanie

Prawo pracy nie ogranicza się jedynie do formalnych zapisów – to przede wszystkim zbiór zasad regulujących codzienne relacje między zatrudnionymi a zatrudniającymi. Choć wiele kwestii zostało jasno uregulowanych w przepisach, ich praktyczne wdrażanie często odbiega od pierwotnych założeń. Nie musi to jednak wynikać ze złych intencji – przyczyną bywa niedopatrzenie lub brak wiedzy. Trzeba mieć na uwadze, że również osoba zatrudniona ma swoje zobowiązania, a ich lekceważenie, szczególnie powtarzające się lub wyjątkowo poważne, może prowadzić do zastosowania sankcji opisanych w tekście:

Kary porządkowe dla pracowników – kiedy i za co mogą być stosowane?. Dlatego przydatne okazuje się choćby ogólne rozeznanie w obowiązujących zasadach – nie tylko w momentach spornych, ale także w codziennych okolicznościach, które często uchodzą za oczywiste.

Znajomość zasad prawa pracy panujących w danym miejscu zatrudnienia sprzyja spokojnemu reagowaniu na niejasności, formułowaniu celnych pytań i podejmowaniu świadomych decyzji opartych na przepisach, a nie przypuszczeniach. W razie wątpliwości nie zawsze trzeba wybierać otwarty spór – niejednokrotnie wystarczy sprawdzić odpowiedni artykuł prawny lub skonsultować się z osobą posiadającą wiedzę w danym zakresie. Nawet podstawowa znajomość praw pracowniczych dodaje pewności w działaniu i pomaga chronić to, co łatwo może zostać pominięte wśród codziennych zadań zawodowych.

Źródła:

• Darmowy program do rozliczenia PIT – https://www.podatnik.info/
• Europejskie Badanie Warunków Pracy (European Working Conditions Surveys EWCS, EWCS) – Eurofound
• Sprawozdania z działalności – Państwowa Inspekcja Pracy
• Kodeks pracy
• Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych

 

Artykuł przygotowany we współpracy z partnerem serwisu.

Autor: Julia Kamińska